Os gerentes de logística continuam a enfrentar a pressão da redução dos custos e do aumento da produtividade. Como em qualquer processo de melhoria contínua, a informação é a chave para identificar e eliminar os desperdícios e a ineficiência. O gerenciamento da frota de empilhadeiras busca melhor compreender a coleta, analisar e utilizar informações relevantes para a redução de custos e o aumento da produtividade do operador e da empilhadeira, alcançando os objetivos dos gerentes. Um programa completo deve possuir dois módulos: manutenção e operações.

O módulo de manutenção tem como objetivo coletar e consolidar as informações de serviços realizados na empilhadeira para melhor gerenciar custos, padronizar processos e prolongar a vida útil do equipamento. O módulo de operações envolve a coleta de dados relativos às empilhadeiras e aos operadores para melhorar a segurança, o uso e a produtividade. É possível automatizar os processos, como a coleta de informações de conformidade, para elevar a eficiência e a consistência.

O acesso fácil a esses dados contribui com respostas a questões críticas, como a quantidade correta de equipamentos, a minimização de impactos e a produtividade dos operadores, bem como padrões e equipamentos mais confiáveis. A questão principal para a maioria das empresas é se elas podem usar as informações de um sistema de gerenciamento de frota de empilhadeiras para alterar os comportamentos e práticas estabelecidos. A tendência natural dos funcionários de fazer as coisas da maneira como sempre fizeram pode estar tão arraigada que inibe a mudança e reduz o valor de novas tecnologias.

Melhorar os principais indicadores operacionais no armazém requer, muitas vezes, mudanças no comportamento dos funcionários. Isso demanda tempo e comprometimento. O primeiro passo para realizar essas mudanças é ganhar visibilidade nos comportamentos atuais para conseguir identificar oportunidades viáveis de melhoria. A tecnologia oferece essa visibilidade.

Apesar dos benefícios potenciais e, até certo ponto, da inevitabilidade do aumento do uso de dados direcionados para a tomada de decisões em logística, somente 13% das empresas que responderam a uma pesquisa da revista internacional DC Velocity, de novembro de 2013, afirmaram ter adquirido um sistema de gerenciamento de frota de empilhadeiras.

Outros 12% das empresas responderam que planejam adquirir o sistema no futuro. Preocupações relativas ao custo e à complexidade da implementação foram citadas como as razões principais para não efetuar a compra. Felizmente, o gerenciamento da frota não é uma proposta do tipo “ou tudo ou nada”. Um investimento mínimo em uma frota de empilhadeiras e um programa de gerenciamento de operadores oferecem economia e benefícios que podem financiar futuros investimentos que ampliarão o escopo e o valor do programa.

Este artigo se concentra nas cinco metas que as empresas de movi- mentação de materiais estão estabelecendo para alcançar um retorno rápido de seu investimento em gerenciamento de frota de empilhadeiras e operadores.

Redução de impactos

Você pode se surpreender quando começar a analisar, de forma objetiva, o número de impactos nas empilhadeiras em um armazém comum. Em alguns armazéns, 50 ou mais impactos por dia são considerados normais e fazem parte do custo do negócio.

As causas desses impactos podem estar relacionadas a uma má configuração do armazém, à inabilidade do operador ou a outros fatores. No entanto, a complacência da gerência é a verdadeira culpada. Quando os impactos são tolerados pela gerência, as condições que contribuem para que eles ocorram não mudam. E, acima de tudo, reduzir os impactos requer primeiro uma mudança de atitude, seguida de perto para determinar se e quando os impactos estão acontecendo.

A conectividade de empilhadeiras pode oferecer essa visibilidade. O sistema de gerenciamento de frota de empilhadeiras é capaz de quantificar os impactos por operador e gerar alertas quando ocorrerem impactos mais fortes. A chave do gerenciamento é agir sobre esses alertas. Ao perceber que a redução de impactos é a meta principal do sistema de gerenciamento, o passo seguinte para um gerente é averiguar a situação e falar com o operador, examinar o local e a causa do impacto. Quando esta interação ocorre, os operadores começam a entender que os impactos – e os danos que eles causam – devem ser levados mais a sério.

Inicialmente, a gerência deve ter em conta que o operador provavelmente minimizará o incidente, pois muitos consideram impactos e riscos algo normal. Essa atitude pode ser mudada quando os impactos são tratados como acidentes que exigem averiguação. Quando isso começa a acontecer, os resultados melhoram rapidamente e o número de alertas diminui proporcionalmente.

Uso crescente

Quando o fabricante de móveis para escritórios Steelcase concluiu a integração de diversas aquisições, a empresa tinha uma imagem um tanto nebulosa de sua frota de empilhadeiras, conforme descreve o gerente de Logística Dennis Carlson. Com a aquisição de novas empilhadeiras como resultado da ação, Carlson sabia que precisava conhecer melhor o número de equipamentos na frota, seu estado e, mais importante, sua taxa de utilização.

Com o gerenciamento da frota de empilhadeiras ele conseguiu obter a informação que procurava. Segundo o próprio executivo, o sistema mostra quando as empilhadeiras não estão se movendo e os dados evidenciam que, em muitos casos, a utilização era esporádica.

Com foco na utilização e com os dados necessários para apoiar decisões sobre a frota, a Steelcase foi capaz de reduzir o tamanho da frota em 40%. Com base nesse sucesso, a gerência da empresa passou a dar valor aos dados do sistema e agora os usa para informar planos em andamento.

Mesmo empresas que não se envolveram em aquisições encontrarão dados valiosos sobre a utilização das empilhadeiras para avaliar o tamanho da frota e a necessidade de mais equipamentos.

Simplificando a conformidade

Toda empresa tem processos implementados para garantir a conformidade, mas será que eles estão funcionando bem e sendo documentados adequadamente? Os módulos que coletam e transmitem dados como parte de um sistema de gerenciamento de frota de empilhadeiras trazem mais rigor e supervisão aos processos de conformidade.

Primeiro, os módulos podem controlar o acesso à empilhadeira para garantir que apenas os operadores certificados usem o equipamento. O módulo também orienta o operador por meio do processo de inspeção do equipamento, documentando a conclusão do processo e o seu tempo de duração. Se a empilhadeira não passar na inspeção, uma notificação é enviada à gerência e a empilhadeira é bloqueada, impedindo que os funcionários a operem. Além disso, o sistema pode rastrear as horas do operador e gerenciar as certificações e calendários de treinamento.

Melhorando a produtividade

Quase todos os armazéns têm oportunidades escondidas que podem aumentar a produtividade. Uma delas é reduzir os intervalos de troca de bateria. Um sistema de gerenciamento capaz de rastrear as baterias em várias empilhadeiras e preparar suas substituições pode ser bastante eficaz. Para instalações nas quais as estações de troca estão frequentemente obstruídas, o planejamento das trocas de bateria pode resultar em melhorias mensuráveis na produtividade do operador e na utilização da empilhadeira.

Outra situação em que o gerenciamento de frotas pode ser usado é na identificação dos operadores mais e menos produtivos. Por meio do login do operador, é possível medir e comparar indicadores importantes de produtividade de indivíduos e grupos, incluindo tempo médio de elevação, tempos de percurso reais, tempos de elevação reais, tempo parado e tempo parado sem operador. Com essas informações, a gerência pode incentivar comportamentos e práticas demonstradas pelos melhores operadores, enquanto oferece apoio e treinamento adicionais aos operadores com desempenho mais baixo.

Redução de custos de serviço

Compreender seus gastos com manutenção é fundamental para obter controle sobre os custos e identificar oportunidades de melhoria no desempenho da frota. Conectar empilhadeiras com um sistema de gerenciamento que inclua um módulo de manutenção e ofereça uma plataforma simples e eficiente para rastrear a atividade fornece visibilidade aos custos totais de manutenção para empilhadeiras individuais e frotas inteiras em vários locais. Processos sem papelada também reduzem o tempo de trabalho administrativo associado à manutenção da empilhadeira.

A pressão para reduzir os custos em logística não vai desaparecer. E, na maioria dos armazéns, existem oportunidades significativas de melhorias se os sistemas certos forem implementados a fim de proporcionar à gerência informações para solucionar problemas e tomar decisões mais vantajosas. Um sistema de gerenciamento é necessário para coletar dados em tempo real dos módulos de comunicação e apresentá-los aos gerentes em um formato que de suporte à identificação e à resolução de problemas, assim como à tomada de decisões orientada por dados. Esse sistema geralmente fornece um painel de gerenciamento para uma visão geral do desempenho do armazém e do estado atual dos principais indicadores operacionais. Ele também permite expandir relatórios detalhados específicos para obter uma visão do motivo por trás dos acontecimentos e pode gerar alertas para notificar os gerentes sobre situações que exigem atenção imediata.

Empresas de logística têm sido relutantes em implementar novas tecnologias devido a preocupações com custo, complexidade e interrupção das operações. Essas preocupações são comuns, devem ser levadas a sério e, em alguns casos, são válidas. No entanto, o gerenciamento da frota e a conectividade das empilhadeiras usam uma tecnologia confiável, que provou fornecer informações úteis sobre utilização, manutenção, conformidade, segurança e produtividade do operador. Já existe no mercado experiência suficiente com conectividade de empilhadeiras para garantir que os problemas de implementação possam ser resolvidos com relativa rapidez e que a empresa obtenha benefícios significativos se forem definidas metas claras. As empresas que lidam com esses problemas hoje perceberão os benefícios da conectividade das empilhadeiras em um curto prazo, ao mesmo tempo que se posicionam para aproveitar a base tecnológica que ela oferece a longo prazo.

A combinação de gerenciamento de serviços e monitoramento em tempo real aumenta a eficiência organizacional por meio da automatização de tarefas manuais, como agendamento de manutenção, gerenciamento de treinamento e relatórios de conformidade, reduz o custo associado ao serviço de empilhadeiras, ajuda a garantir que a frota tenha o tamanho certo e identifica empilhadeiras e operadores que não estão trabalhando como deveriam, possibilitando as devidas medidas corretivas.

Esses benefícios podem ser alcançados por meio de uma implementação faseada, que pode tanto começar corrigindo os serviços de empilhadeiras como as operações em tempo real, dependendo das prioridades da empresa. O monitoramento em tempo real representa um grande investimento. No entanto, é possível realizar a implementação por toda a frota de forma faseada, com base em localização física, tipo de empilhadeira, idade ou outros fatores, para reduzir custos iniciais.

Autoria: Rafael Arroyo *

Data: 01 de agosto de 2016

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(*) Gerente de Administração e Marketing da Crown Lift Trucks do Brasil