A informática administrando frotas
Embora a utilização da informática seja verificada numa ampla gama de atividades – como manutenção preventiva, controle de pneus, controle de peças do almoxarifado -, vamos enfocar, nesta oportunidade, o papel essencial que ela tem na administração econômica de frotas – entendida como as análises econômicas necessárias durante a vida do veículo, na sua substituição e por ocasião da aquisição do novo veículo.
- Análise econômica durante a vida do veículo – Implica o conhecimento de todos os custos incorridos na frota, a possibilidade de identificação de veículos com custos acima do esperado para a família a que pertencem e o estabelecimento de preços adequados para a venda dos serviços de transporte (tarifas).
Naturalmente, o desenvolvimento de todas essas tarefas para uma frota pressupõe a existência de uma metodologia econômica – não contábil – aplicada a todos os veículos, mês a mês, com emissão de relatórios que reflitam as várias possibilidades de combinações entre as informações geradas: custos individuais, custos totais, custos médios, custos por famílias, por idade, quantidade de trabalho efetuado (quilometragem, tonelagem, horas, viagens, passageiros), custos unitários etc.
A utilização de um software (programa de computador) para tudo isso torna possível o processamento de milhares de informações e a emissão dos respectivos relatórios de modo ágil e seguro, municiando a empresa de informações essenciais ao gerenciamento econômico da frota. Além disso, libera os profissionais dos cálculos e relatórios que demandariam vários dias de trabalho – e que, por isso mesmo, correriam o risco de, depois de prontos, não terem mais a utilidade esperada.
- Análise econômica da substituição do veículo – Corresponde à determinação da época em que o caminhão usado deve ser substituído por um novo. Esse problema, um dos mais importantes para a transportadora, não pode ter sua solução baseada em critérios empíricos, onde predomine a intuição de profissionais experientes. É comum ouvir deles frases como: “Utilizamos o critério visual”; “Substituímos o veículo quando ele começa a dar muita manutenção”; “A renovação da frota se dá com x anos, independente do estado em que o veículo se encontra”.
Ora, em nossa opinião, a reposição do veículo deve ser calcada numa análise econômica que considere preço do veículo novo, valor do usado, estimativa de custos de operação e manutenção, taxa de remuneração do investimento, aspectos do Imposto de Renda, custo do financiamento – fatores interligados por uma metodologia que se utilize de engenharia econômica.
Mas a aplicação de uma metodologia desse tipo implica a existência de profissionais altamente qualificados, voltados à preparação adequada dos dados a serem analisados e à utilização da citada metodologia por via manual. Para uma frota diversificada, formada por várias “famílias” de veículos, isso representa um esforço intelectual árduo, demorado e caro, o que torna a análise um privilégio das grandes empresas, com recursos suficientes para efetuá-la.
Porém já existe no Brasil um programa que representa essa metodologia. Um microcomputador processa as informações com segurança, rapidez e economia; em poucas horas o empresário estará de posse de farto material para decidir sobre a reposição ou não do veículo usado. A informática, assim, torna acessíveis a médias e pequenas empresas os serviços que, pelos custos a qualificação profissional exigidos, ficariam restritos às grandes companhias.
- Análise econômica na aquisição do veículo – Corresponde à escolha da melhor alternativa de financiamento para o veículo novo: Finame, leasing e CDC. É importante que a empresa tenha bons relacionamentos no mundo dos negócios, inclusive junto a instituições financeiras; porém, muitas vezes, por conta da amizade com o gerente de um banco, a diretoria financeira poderá se contentar com a proposição de uma única alternativa de financiamento quando, na verdade, deveria possuir e analisar alternativas diferentes para a aquisição de seus veículos.
Assim, a empresa minimizaria o risco de contrair dívidas cujas condições viessem a comprometer a vantagem da substituição do veículo usado por um novo. A análise – que consiste em comparar essas alternativas levando em conta as respectivas carências, prazos, taxas de juros reais e aspectos do Imposto de Renda, utilizando o recurso da engenharia econômica – demanda a necessidade de um profissional altamente especializado que, como no caso anterior, a restringe a grandes empresas.
Também nesse caso a existência de um programa contendo a metodologia recomendada, utilizável em microcomputador, torna a análise viável a empresas de todos os portes, indicando a melhor alternativa para o financiamento e otimizando a operação de aquisição do veículo
O uso da informática na administração de frotas, através de softwares, implicara a racionalização de procedimentos e de custos, constituindo o caminho natura para que o empresário alcance maiores níveis de produtividade e, conseqüentemente, de competitividade.
Autor: Walter Secaf *
Data: fevereiro de 1989
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(*) Engenheiro econômico da Walter Secaf Consultoria em Engenharia Econômica